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Cuidados com a LGPD no Departamento Pessoal e Recursos Humanos

Cuidados com a LGPD no Departamento Pessoal e Recursos Humanos

A Lei geral de proteção de dados, Lei nº 13.709 de 14 de agosto de 2018, também conhecida por sua abreviação – LGPD, é uma lei brasileira que afeta diretamente as relações de trabalho.

Teve sua aprovação em 2018 e passou a ter vigência, ou seja, a surtir efeitos, a partir de 18 de setembro de 2020 e passará a ter suas penalidades aplicadas para quem descumpri-la a partir de agosto de 2021.

De fato, ela é um grande acontecimento sobre o tratamento de dados e independe se sua empresa é de pequeno ou grande porte, precisa seguir o exigido pela lei.

Mas o que é a LGPD?

Ela regula como deve ser feito o tratamento de dados pessoais no Brasil, inclusive nos meios digitais, isso tanto da pessoa física, como jurídica. Não importa se é um estrangeiro que esteja no Brasil, estando em solo brasileiro a lei deve ser seguida.

Tanto instituições privadas devem seguir esse regulamento, como também as instituições públicas, ambos devem ter alguns cuidados com a coleta e armazenamento de informações dos usuários.

Ela possui como objetivo principal proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade, assim como o livre desenvolvimento da personalidade.

Após a lei ter entrado em vigor, todos passam a ter liberdade em saber o que está sendo feito com seus dados; traz mais segurança e transparência. Nenhuma instituição tem o poder de utilizar seus dados sem seu consentimento explícito.

Existem alguns dados que ainda são intitulados como dados sensíveis, protegidos por essa legislação, dados como origem étnica, convicção religiosa, dado genético ou biométrico, dentre outros muito pessoais.

Qual a importância de se proteger dados?

Você já parou para refletir acerca da importância dos seus dados?

Uma empresa que possui dados seus pode montar toda uma estratégia para te induzir a compra ou esses dados podem cair nas mãos de pessoas perigosas por exemplo, e o pior, muitas vezes os dados são coletados sem seu titular ter conhecimento disso, por isso é importante um tratamento adequado dos dados pessoais de cada um. Além do fato de seus dados poderem ser transferidos de um lugar para o outro, ainda mais na era tecnológica em que estamos vivendo.

Para a proteção desses dados, uma boa escolha é adotar softwares de gestão, e o time de TI, jurídico e de gestão de pessoas atuarem em conjunto.

Departamento pessoal e Recursos Humanos x LGPD

Todos os setores da empresa precisam ficar atentos a LGPD, mas especialmente os setores do DP e RH pois lidam diretamente com os dados dos funcionários, para a contratação, plano de carreira, avaliação de desempenho, pesquisa do clima organizacional, plano de cargos e salários, treinamentos, emissão da folha de cálculos, controle de jornada, etc, e aí vem o questionamento, como ficam esses departamentos com a LGPD?

 Primeiramente, a coleta de dados pessoais precisa ter: finalidade, necessidade e adequação. Isso significa que por mais que esses setores precisem dos dados dos candidatos para fazer o processo seletivo e para o controle depois de contrato, por exemplo, não há como fazer uma boa gestão sem os dados de produtividade, mas eles precisam se adequar ao que é trazido pela LGPD.

O DP ou RH, devem informador a seus empregados para que tais dados servem (finalidade), por exemplo, o porque a empresa precisa dos dados bancários? Para fazer o depósito do salário, e em nenhum caso pode ser utilizado para outro fim que não aquele informado.

É preciso da necessidade – sem os dados da conta não há como fazer depósito, então é um dado necessário e adequado, além de que precisa ser muito bem armazenado e dito ao empregado como e onde seus dados são guardados.

O setor de RH precisa de uma documentação de consentimento do uso dos dados dos funcionários, esta deve ser por escrito. Algumas rotinas que podem dar ensejo ao descumprimento da lei e merecem atenção:

- Dados pessoais no geral, como endereço, dados bancários, contatos de emergência, etc;

- Exames admissionais;

- Banco de currículos;

- Dados compartilhados com a empresa que faz a folha de pagamento;

- Envio de dados para o sindicato e órgãos públicos;

- Dados enviados a empresa do plano de saúde;

- Atestados médicos;

Dentre outros.

Os sistemas online, geralmente utilizados pela turma de RH, são operadores, ou seja, obedecem às ordens de quem o controla (controlador). A empresa precisa ficar atenta aos dados desses sistemas, pois sempre pode ocorrer algum vazamento de dados.

Para seguir os parâmetros da LGPD é preciso que os colaboradores passem por um treinamento, para se atualizarem a respeito da lei. Todos os empregados e não apenas aqueles que lidam com o RH e DP, precisam ter noção do que essa lei representa, qual seu impacto e como eles devem adequar sua rotina costumeira a ela, assim como os prejuízos que ela pode trazer caso seja descumprida.

Já os profissionais que lidam com os dados pessoais, devem passar por treinamento mais intenso ainda, entendendo quais os pontos do seu dia a dia que serão fortemente alterados.

Também é necessária uma organização em mapear os processos da empresa, como revisão de políticas internas, processos de armazenamento, segurança dos dados, backup de arquivos e a possibilidade da contratação de um profissional especialista em LGPD, conhecido como compliance trabalhista.

Mesmo depois que a empresa já se adequou com a nova lei, é preciso sempre estar atento a novas atualizações e fazer uma gestão constante.

Home office

Agora com o home office em alta, não é porque o empregado não está fisicamente na empresa que seus dados podem ficar desprotegidos, deve-se manter o mesmo padrão, sendo assim, fique atento para:

- Registrar a comunicação feita entre o RH e candidatos;

- Armazenar as autorizações e consentimento dos usuários;

- Determinar como será a política de segurança para o trabalho em casa;

- Realizar treinamentos para LGPD em meio de trabalho remoto;

O que muda nos processos seletivos com a LGPD?

Geralmente em processos seletivos é comum ter uma ficha, seja física, seja online, que faz diversas perguntas ao candidato e solicita diversos dados para a análise do profissional que irá fazer o recrutamento.

 É preciso prestar atenção a partir de agora para não acabar solicitando algo sem necessidade. Um dado sensível que não seria adequado perguntar agora por exemplo, seria o “você tem filhos?” ou a respeito da orientação sexual, orientação religiosa, time de futebol, dados que não estão conectados diretamente com o propósito de contratar os funcionários e podem ser usados como um fim discriminatório.

Outra situação comum é a solicitação de dados para o plano de saúde que a empresa oferece. Nenhum dado que poderia ser utilizado como fim discriminatório, ilícito ou abusivo, pode ser solicitado. Se você é um profissional do RH, peça somente os dados extremamente necessários para conseguir manter o plano ativo.

Quando empregado desliga-se da empresa é preciso ver quais dados podem ser eliminados por completo, contudo, por mais que o ex-funcionário queira a exclusão integral dos seus dados, isso não é possível. Por lei, existem alguns dados e documentos que o time de RH deve guardar, de todas as pessoas que trabalham e trabalharam naquele local.

Sanções

Embora a LGPD não esteja produzindo sanções ainda, é preciso se adequar aos parâmetros desde já, pois quando ela vir, vai vir com tudo. As penalidades constam no artigo 52 da lei, podem ir desde uma simples advertência para a empresa, até uma multa de 2% do faturamento desta, com limitação de até 50% milhões, dentre outras possíveis punições, portanto, é preciso prevenir sempre.

Conclusão

Percebe-se o como essa nova legislação traz grandes alterações práticas para as turmas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, e que tratar a LGPD de forma minimizada, como se não fosse de grande importância, pode acarretar em fortes prejuízos financeiros.

Portanto, procure se atualizar e fazer as mudanças necessárias, no que tange a proteção e armazenamento de dados dentro da empresa.

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