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Prazo para guarda de documentos

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Na área trabalhista não é fácil manter a documentação toda digital, tendo em vista que alguns órgãos ainda trabalham com impressos. Com isso, é uma dúvida comum de algumas empresas, de até quando é necessário guardar alguns documentos.

Abaixo, uma tabela com os documentos e seus prazos obrigatórios para guarda, juntamente com a base legal.

É importante salientar, que, por mais que alguma legislação não obrigue a guarda do documento por um período superior, deve-se atentar ao tipo de documento, pois, para alguns órgãos os prazos podem ser diferentes. Na dúvida, não desfaça do documento.

Item Documento Período Base Legal
1Acordo de Compensação 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF/88 - art. 7º, XXIX
2Acordo de Prorrogação 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF/88 - art. 7º, XXIX
3Atestado Médico 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão (vide GPS )CF/88 - art. 7º, XXIX
4Autorização para desconto não previsto em lei 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF/88 - art. 7º, XXIX
5Aviso Prévio 2 anos CF/88 - art. 7º, XXIX
6CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 3 anos a contar da data da postagem Port. MTb nº 2.115/99, art. 1º, § 2º
7Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP 10 anos Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10
8Comprovante de Retenção do INSS - Contribuintes Individuais 10 anos Art. 81 § 6º da IN SRP 3/2005
9Declaração de Instalação (NR-2 - Portaria 3.214/78) Indeterminado não há
10Documentação sobre imposto de renda na fonte 7 anos Art. 174 do CTN
11Exames Médicos 20 anos, no mínimo, após o desligamento do empregado Portaria nº 3.214/78, NR 7
12FGTS - GFIP - GRFP 30 anos Decreto nº 99.684/90
13Folha de votação de eleição da CIPA 5 anos Portaria nº 3.214/78, NR 5
14GRCS - Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical 5 anos CTN - Lei 5.172/66, art. 174
15GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família, Atestados médicos, guia de recolhimento) 10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos Decreto nº 3.048/99, art. 348
16Livro de Atas da CIPA Indeterminado não há
17Livro de Inspeção do Trabalho Indeterminado não há
18Mapa Anual de Acidente de Trabalho 5 anos Portaria nº 3.214/78, NR 4
19Pedido de Demissão 2 anos CF/88 - art. 7º, XXIX
20PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário 20 anos § 11 Art. 178 IN INSS 118/2005
21RAIS 10 anos Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10
22Recibo de abono de férias 5 anos, durante o emprego até 2 anos após a rescisão (vide GPS )CF/88 - art. 7º, XXIX
23Recibo de adiantamento salarial 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão (vide GPS )CF/88 - art. 7º, XXIX
24Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa - CD (Seguro-Desemprego) 5 anos Resolução CODEFAT 392/2004
25Recibo de gozo de férias 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão (vide GPS )CF/88 - art. 7º, XXIX
26Recibo de pagamento de salário 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão (vide GPS )CF/88 - art. 7º, XXIX
27Registro de Empregados Indeterminado não há
28Registro de segurança de caldeiraria Indeterminado não há
29Salário-Educação - Documentos de convênios 10 anos Dec.-lei nº 1.422/75, art. 1º, § 3º
30Solicitação de abono de férias 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF/88 - art. 7º, XXIX
31Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho 2 anos (vide GPS )CF/88 - art. 7º, XXIX
32Vale-transporte 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF/88 - art. 7º, XXIX

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